Gerek bireysel gerekse kurumsal olarak bu formatı etkin biçimde kullanarak iş akışlarınızı verimli, belge yönetimini pürüzsüz hale getirebilirsiniz.
Bu belgelerde değişiklik yapılamadığını düşünüyor olabilirsiniz. Ama ilk çıktığı zamanlardan bu yana oldukça gelişmiştir. Günümüzde PDF Guru gibi online bir PDF düzenleyici sayesinde belgelerinizde istediğiniz değişiklikleri kolayca yapmanız mümkün.
İşte bu platformu kullanmanın 10 yolu:
1. Zorlanmadan yeni bir PDF oluşturma
Sıfırdan bir PDF oluşturmak için karmaşık tasarım programları öğrenmenize gerek yok. Platformdaki PDF Oluşturma aracını seçerek boş bir sayfayla başlangıç yapabilirsiniz. Üstte göreceğiniz zengin editör menüsü istediğiniz gibi yazı, şekil, yorum ve benzeri şeyleri eklemeyi olanaklı hale getirir.
Sayfa düzenini tüm belgede enine ya da boyuna yapabilir, tek tek sayfaları döndürebilirsiniz. Cihazınızdaki görüntülerden gerekenleri ekleyebilir, hazır damgalardan istediğinizi kullanabilirsiniz. Sayfaları çoğaltabilir veya yeni boş bir sayfa tasarlayabilirsiniz. Böylece, ihtiyaçlarınıza uygun bir belge oluşturabilirsiniz. Tek sınır, hayal gücünüz.
2. Mevcut PDF’lerde istediğiniz gibi düzenleme
Kullanıcı dostu arayüz ve yukarıda bahsettiğimiz zengin editör menüsü sayesinde hazır PDF’lerde değişiklik yapabilirsiniz. İlgili aracı seçerek “PDF düzenle” komutunu vermiş olursunuz. Sonrasında belgeniz açılır ve burada işlemlerinize devam edebilirsiniz. Deneyimli olmanıza da gerek yok. Her bir butonun adına bakarak ne işe yaradığını anlayabilirsiniz.
Düzenleme konusunda birçok seçeneğiniz var. Örneğin, eski yazıları silemeseniz de PDF üzerine yazı yazma, not ve yorum bırakma, şekil, damga ve e-imza ekleme mümkün. Ayrıca, hiper bağlantılar gibi multimedya unsurlarıyla belgenize daha fazla katman ekleyebilir ve onu daha ilgi çekici hale getirebilirsiniz.
3. Farklı formatları evrensel PDF’e dönüştürme
Açılımı Taşınabilir Dosya Biçimi olan PDF, dünyada birçok program ve uygulama tarafından kabul edilen bir formattır. PDF belgeleri bütün cihazlarda ve işletim sistemlerinde aynı şekilde görüntülenebilir. Ayrıca, nispeten küçük boyutları sayesinde rahatlıkla gönderilebilir. Böylece, özellikle çalışma ortamında kesintisiz iş akışlarının vazgeçilmezidir.
Örneğin, oldukça esnek olan EPUB formatı mobil cihazlar için idealdir. Ama uzun bir metnin her yerde aynı görünmesini isterseniz PDF’e çevirmeniz gerekir. Benzer şekilde TXT veya DOCX formatlarında da böyle bir ihtiyaç doğabilir. JPG ve PNG gibi imaj formatlarını PDF’e dönüştürdüğünüzde üzerinde değişiklik yapmanız mümkün olur.
4. PDF’i ihtiyaca göre farklı formatlara çevirme
PDF her ne kadar evrensel bir format olsa da bazı durumlarda onu başka bir formata çevirmeniz gerekebilir. Bu durumlardan bir tanesi, kullandığınız cihazda bir PDF düzenleyici bulunmamasıdır. Örneğin, Windows bilgisayarlarda PDF’inizi Microsoft Word ile açmak için onu DOCX’e dönüştürmek gerekebilir.
Başka bir durum da PDF formatının sosyal medya platformlarında kabul edilmemesidir. LinkedIN ve Facebook Business PDF kabul etse de uygulamaları sınırlıdır. Instagram ve X’te JPG ve PNG gibi imaj formatları ve bazı video formatları kabul edilir. PDF Guru’yu kullanarak belgenizi görsele çevirebilir ve paylaşılabilir hale getirebilirsiniz.
5. PDF dosyalarınızın güvenliğini garanti etme
Bu belge biçimi size dosya güvenliğini artırmak için birkaç seçenek sunar. Bunlardan birincisi, parola korumasıyla belgeyi şifreli hale getirmektir. Böylece, içeriğe sadece parolayı bilen kişiler erişebilir ve hassas veriler koruma altında olur. Parola koymak istediğiniz belgeyi platforma yüklemeniz ve sonrasında parola eklemeniz yeterlidir.
Bir diğer seçenek de e-imzadır. E-imza, parola gibi belgeleri açmaya engel olmaz. Ancak, o belgenin orijinalliğini gösterir niteliktedir. Belgenin güvenilirliğini kanıtlamak için onu bastırmanız ve ıslak imza atmanız gerekmez. Böylece, dolaylı olarak çevreyi korumaya da katkıda bulunursunuz. Bir taşla iki kuş.
6. OCR teknolojisiyle fiziksel belgeleri dijitale taşıma
Optik Karakter Tanıma elle yazılmış, basılmış veya taranmış metinlerdeki veya resimlerdeki metni makinede çözümlenmiş metin haline getirir. Böylece, metin düzenlemeyi olanaklı kılar. Bunun en büyük avantajı, basılı belgeleri dijital ortama taşırken manuel eforu azaltmasıdır.
Özellikle büyük organizasyonlarda gidişata ayak uydurmak ve geleceğe yatırım yapmak dijitalleşme çok önemlidir. OCR içeren bir PDF düzenleyici ile bu aşamayı mümkün olduğunca az çaba ve zaman harcayarak atlatmak mümkün.
7. Dosyaları sıkıştırarak paylaşılabilir hale getirme
PDF belgeleri genel olarak kabul edilebilir boyutlarda olur. Genel kabul görmelerinin bir nedeni de budur. Ancak, e-posta hizmet sağlayıcılarının veya dosya paylaşım uygulamalarının kendi içlerinde limitleri olabilir.
Bunun çaresi PDF’lerinizi küçültmektir. Bunun için her zaman sayfa çıkarmanıza veya belgeyi ayırmanıza gerek yoktur. PDF sıkıştırma aracı birkaç saniyede, kaliteden fazla ödün vermeden belgenizi kabul edilebilir bir boyuta getirebilir.
8. PDF’leri amacınıza daha uygun hale getirme
Yukarıda da bahsedildiği üzere, PDF düzenleme online olarak pratik bir şekilde gerçekleştirilebilir. Burada kasıt sadece içerikteki düzenlemeler değildir. Sayfa düzeni ve genel olarak belge düzeni de değiştirilebilir.
Örneğin, sunum yapacağınız ve katılımcılara göndereceğiniz bir belgeyi oluştururken alakasız kısımları ayırarak kısaltabilir ya da tam tersi başka kaynak belgelerle birleştirebilirsiniz. Sayfa ekleyip çıkarmanız, sayfa sıralamasını veya yönünü değiştirmeniz de mümkün.
9. Uzun belgeleri saniyeler içinde özetleme
PDF üzerinde değişiklik yapmak dışında tüm belgeyi özetleyerek konu hakkında genel bir fikir edinmek de isteyebilirsiniz. Bu durumda yapay zeka destekli PDF özetleyiciden yardım almanız iyi olacaktır.
Açılan sohbet penceresinde yapay zekadan özeti yeniden ifade etmesini veya başka dillere çevirmesini de isteyebilirsiniz. Böylece, iş hayatında uzun raporlar ve akademide uzun makaleler söz konusu olduğunda zamandan tasarruf edersiniz.
10. PDF’lerle her zaman her yerde çalışma
PDF Guru gibi online platformları kullanmanın en büyük avantajı zamandan, mekandan ve cihazdan bağımsız olmaktır. Bu özellikle uzaktan çalışan ekipler veya evden çalışan bireyler için büyük önem taşır. Dosyalarla çalışmak, işbirliği yapmak ve belge alışverişi oldukça kolaylaşır.
PDF’in gücünü belge yönetim sistemleri ile birleştirerek pürüzsüz bir iş akışı sağlamak mümkündür. Kağıtsız ofislere geçiş için gereken dijitalleşme, çalışanların değerli vaktini fazla almadan ancak bu şekilde gerçekleştirilebilir.
Sonuç
PDF Guru’nun tamamen online olan araçları sayesinde PDF düzenlemek, oluşturmak, taramak, imzalamak, özetlemek ve daha birçok şey çok kolaydır. Kullanıcı dostu arayüzü sayesinde aşırı deneyim sahibi olmasanız bile onu verimli bir şekilde kullanabilir, bireysel veya kurumsal iş akışlarına entegre edebilirsiniz. PDF’lerle çalışmanın avantajlarından yararlanma fırsatını kaçırmayın.
